Kurze Einführung in die Aktenkunde


Inhalt
Systematische Aktenkunde

Typologie des externen behördlichen Schriftverkehrs

Befehlsschreiben

Kabinettsordre

- keine Intitulatio (Titelaufzählung)
- Text beginnt am oberen Rand
- immer Courteoisie-Formel (Höflichkeits-Formel)
- Unterschrift des Königs
- Anrede z. B. „ Mein lieber ...“ (Salutatio - Gruß-Formel)
- Innenadresse unten links
- Schlußformel z. B. „Euer wohlaffectionnierter König“
- Quartbogen gefaltet und in blauen Umschlägen verschickt

ab 1810 vereinfachte K.O.s

- Wegfall der Anrede und Höflichkeitsformel
- Text beginnt formelhaft „Auf den Bericht von ...“

ab 1848 ersetzt durch den Allerhöchsten Erlaß, K.O.s weiter in militär., kirchl., und privaten Angelegenheiten des Königs

Allerhöchster Erlaß

- ersetzt die K.O.
- ist gekennzeichnet durch die ministerielle Vorzeichnung (Kontrasignatur) durch den zuständigen Minister
- versiegelt und in blauem Umschlag verschickt

Reskripte

Reskripte sind im „Wir“-Stil gehalten ( u.a. auch genannt stilus majestates oder stilus collegiales)

Sie finden Anwendung für: 
- Gesetzgebungsakte
- Verwaltungs- und Regierungsakte
- Verwaltungsordnungen - allgem. Weisungen       innerhalb der Verwaltung      an amtl. Empfänger
- Rechtsverordnungen - allgem. Weisungen an      die Öffentlichkeit
- Dienstbefehle - spezielle Weisungen      innerhalb der Verwaltung      aus konkretem Anlaß
- Verwaltungsakte - spezielle Weisungen an      Privatpersonen

- Herrscherreskripte (eigenhändige Unterschrift des Herrschers)
 a) totus titulus: mit vollem Titel in der Intitulatio (feierliche Form)
 b) verkürzter Titel (vereinfachte Form)

- Reskripte nomine regis
 im Namen des Herrschers, mit Auftragsformel ( z. B. „ auf S.K.M. ertheilten allerhöchsten  Spezialbefehl“; der Spezialbefehl ist eine Generalvollmacht)
- Behördenreskript (in Preußen seit den Hardenbergschen Reformen 1810)

Form:

allgemein: Hochformat

  1. die Intitulatio ist vom Text abgesetzt,
  2. die Intitulatio ist beim Herrscherreskript vorangestellt, gibt Name und Titel des Ausstellers an,
  3. die Intitulatio kann beim Behördenreskript nachgestellt sein,
  4. es folgt die formelhafte Salutatio, die Inscriptio fällt mit der Innenadresse zusammen oder mit dem Betreff (Rubrum),
  5. die Staffelanrede ist üblich und richtet sich nach dem Stand des Empfängers,
  6. Narratio (Erzählung, Darlegung), Kern des Vorganges, eventl. verkürzt durch Hinweis auf Bezugsschreiben,
  7. Dispositio (auch Resolutio), (Anordnung bzw. Befehl)
  8. es kann sich eine Sanctio (Poenformel - z. B. Strafandrohung) anschließen,
  9. Gnadenformel,
  10. Datierung (im Textblock, mit Tag und Ort),
  11. Herrscherunterschrift muß nicht eigenhändig sein (außer beim Herrscherreskript),
  12. Folioformat, gefaltet und versiegelt (mit Außenadresse)


Dekretschreiben

1. beginnen ohne Gottesgnadenformel, oft mit „demnach“ oder „nachdem“ und einer vereinfachten Intitulatio „Seine kgl. Majestät“. Dekrete sind in der 3. Person gehalten (betr. Absender),
2. es entfällt die Salutatio und Inskriptio, letztere nur der Adresse zu entnehmen,
3. Narratio und Dispositio bleiben erhalten „befehle dem...“,
4. Sanktio oft enthalten,
5. Schlußcourteoisie schrumpft auf „allergnädigst“ zusammen,
6. Signatum-Formel vor dem Datum (heißt: aufgeschrieben),
7. Papiersiegel,
8. Herrscherunterschrift.

Berichte

auch Relationes
keine Stilmerkmale
Schreiben einer nachgeordneten Amtsstelle an eine höhere in der Art einer Meldung oder Anzeige, Anfragen mit Bitte um Weisung; sie verhalten sich umgekehrt zu den Reskripten

Anordnung: halbbrüchig geschrieben
  Datum und Ort oben rechts
  Inscriptio unten links
  Überschrift und Betreff links herausgestellt
  Eingangsstempel oder -vermerk

Merkmale:

1. Stilmerkmal entfällt (meist im Wir-Stil, die anderen Stilformen kommen selten vor),
2. Beschriftung halbbrüchig rechts, Verwechslung mit dem Konzept möglich, jedoch ist der Bericht in
   Reinschrift und ohne Korrekturen,
3. Berichte sind oft fiktiv an den Landesherren gerichtet, es gibt:
 Mediatberichte: eben fiktiv an den Landesherren, direkt ein eine Dienststelle
 Immediatberichte direkt an den Landesherren (kurz und „schmucklos“ ohne unnötige Floskeln)
   Unterscheidung der Berichte anhand der Anschrift und Bearbeitungsvermerke möglich,
4. Narratio ist inhaltlich auf einen Betreff zu beschränken (Materientrennung),
5. der Narratio folgt das Votum (untertänige Meinungsäußerung) und keine Dispositio,
6. keine Grußformel sondern eine Dienstformel,
7. Unterschrift, Devotionsstrich möglich, im militärischen Schriftverkehr befohlen.

Supplik

- privates Schreiben an eine Behörde
- Merkmal oft Stempelpapier

Mitteilungsschreiben

Handschreiben

Sie sind in der Regel nicht handgeschrieben!
Sie mußten behändigt werden, persönlich überreicht.

1. Formverwand mit dem Privatbrief,
2. im Gegensatz zum Privatbrief waren sie Kanzlei- oder Kabinettsausfertigungen mit eigenhändiger
   Unterschrift,
3. Begriff des Handschreibens bezieht sich auf die Formel: zu eigenen Händen des Empfängers,
4. curiale Anredeformel (Salutatio) mit Verwandtschaftsfiktion (tatsächliche oder fiktive Verwandtschaft),
   zusätzliche Gruß- oder Dienstformel fehlt,
5. Narratio,
6. Commmunicatio, Petitio (z. B. Bitte um Antwort),
7. Schlußcourteoisie mit Anführung der Verwandtschaftsfiktion,
8. Unterschrift
9. darunter manchmal nachgesetzte Intitulatio (wenn nicht, dann auf der Außendresse)

Beamtenmitteilungen

Auch Ersuchungsschreiben, Requisitoriale

Schreiben im Ich-Stil

1. Kollegiale Anrede,
2. Grußformel,
3. Narratio
4. Communicatio
5. Schlußcourtoisie (meistens ohne Dienstformel)
6. eigene Intitulatio nachgestellt (Ausnahme bei gedruckten Briefköpfen)

Kanzleischreiben

- Mitteilungsschreiben im Wir-Stil (Reskripte ohne Dispositio),
- Formelfolge rangbestimmt variabel,
- Inskriptio nur als Außenadresse,
- beginnt meist mit Gruß- u. Dienstformel,
- Narratio,
- Communikatio,
- Schluß: Datum, Unterschrift oft Intitulatio,
- meist eigenhändige Unterschrift.

Behördenschreiben

- vorgedruckter Briefkopf mit Journalnummer und Adresse der absendenden Behörde, Betreff, Bezug,
- Narratio,
- Communikatio,
- Höflichkeitsformel,
- Unterschrift des Behördenchefs

Kommunikationsschreiben (Kommunikat)

Mitteilungsschreiben im objektiven Stil, bekannt seit dem 17. Jahrhundert
Sie wurden an Rangniedere oder seit den 18. Jahrhundert auch im internen Verkehr benutzt

4 Formen:  1. Schlichtes Schreiben
  2. Auszüge aus Protokollen
  3. Vermerke im Memorialstil
  4. diplomatische Noten
   - Verbalnote (verbal vorgetragen, dann überreicht, ohne Unterschrift)
   - Note signé (mit Unterschrift)

1. keine Anrede
2. keine Courteoisie
3. Narratio/ Communicatio

Briefkopf

Gedruckte Briefköpfe kommen in den 70er/80er Jahren des 18. Jahrhunderts im geistlichen Bereich auf. Sie werden dann schnell vor allem in Frankreich und Westfalen übernommen (Anfang 19. Jh.). In Preußen ist das erste Stück 1814 nachweisbar. Offiziell werden gedruckte Briefköpfe in Frankreich aber erst 1873 eingeführt.

Arten des Briefkopfes:

Französischer Briefkopf: Zentrierte Stellung von Schrift und Wappen.

Deutscher Briefkopf: Oben links stehen die Angaben des Absenders. Später rückt die Adresse und das Datum nach oben rechts. Aufteilung also nicht zentriert.
 

Abkürzungen (Auswahl)

E.F.G. = E[uer] F[ürstlichen] G[naden]
E.L. = E[uer] L[iebten]
p., ps. = praesentatum
prs., prsm. = praesentatum
pst., pstm. = praesentatum
s. e. c. = s[alvo] e[rrori] c[alculi] (unter Vorbehalt von Rechenfehlern
s. h.  = s[alvo] h[onore] (unbeschadet der gebührenden Achtung)
s. m.  = s[alvo] m[eliori] (bedeutet ungefähr: vorbehaltlich eines besseren Vorschlags)
s. o. = s[alvis] o[missis] (unter Vorbehalt von Auslassungen)
s. r. = s[alva] r[emissione] (unter Vorbehalt der Rückgabe)
s. t. = s[alvo] t[itulo] (unter Wahrung des Titels)
S.K.H. = S[eine] K[önigliche] H[oheit]
S.K.M. = S[einer] K[öniglichen] M[ajestät]
vt = v[idi]t - gesehen
z. d. A. = zu den Akten

Literatur (Auswahl)
 

DÜLFERT, KURT; KORN, HANS-ENNO, Gebräuchliche Abkürzungen des 16. - 20. Jahrhunderts.
 In: VAM,  01, Marburg, 1986.
DÜLFERT, KURT, Urkunden, Akten und Schreiben in Mittelalter und Neuzeit. Studien zum Formproblem. 
 In: ArchivZ,  53, 1957, S. 011-53.
HAHN, KARL-HEINZ, Grundzüge einer archivalischen Handschriftenkunde.
 In: Archivmitteilungen, 19, 1969, S. 024-29, 67-74
HASS, MARTIN, Über das Aktenwesen und den Kanzleistil im alten Preußen.
 In: Forschungen zu Brandenburg-Preußischen Ggeschichte, Band 22, 1909, S. 521-575
KORN, HANS-ENNO, Kabinettsordres. Ein Kapitel Aktenkunde.
 In: Archivar, Heft 2, 26. Jg., 1973, S. Spalten 225-232
Leitfaden für den Unterricht im Militärschreibwesen auf den Königlichen Kriegsschulen. 
 Berlin: 1911.
MEISNER, HEINRICH OTTO, Aktenkunde.
 Berlin: 1935.
MEISNER, HEINRICH OTTO, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918.
 Göttingen: 1969.
MEISNER, HEINRICH; OTTO, Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit.
 Leipzig 1952 (2).
SCHMID, GERHARD, Aktenkunde des Staates. 2 Teile.
 Potsdam: (1959).
TESSIER, GEORGES, Diplomatique royale française.
 Paris: 1962.


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